Das Projekt wird von einem gemeinnützigen und absolut demokratisch agierenden Verein getragen. Als Ansprechpartner und Kümmerer vor Ort wird ein ständiger Projektassistent auf der Basis eines Minijobs beschäftigt. Er ist die gute Seele im Haus und fungiert als klassischer Hausbesorger: Er gibt Schlüssel aus, führt den Veranstaltungskalender, nimmt das Geld ein, stellt Mülltonnen raus, schaut, ob es Reparaturbedarf gibt und organisiert den laufenden Betrieb. Pro Tag arbeitet er etwa 1 ½ Stunden für das Projekt.

Für die Sanierung der Objekte wurde jeweils pro Bauabschnitt eine Baukommission gebildet.

Unabhängig von den Sanierungsarbeiten, aber durchaus auch zu deren Unterstützung, werden als Eigenleistungen gezielte „Subbotniks“ durchgeführt.

Darüber hinaus finden sich in Arbeitsgemeinschaften Vereinsmitglieder zusammen, die spezielle Themen bearbeiten. So wird beispielsweise durch die Kino-Arbeitsgruppe das Sommerkino realisiert.

Das Schwabehaus befindet sich einschließlich des Grundstücks im Eigentum des Vereins, die „Alte Bäckerei“ ist über ein Erbbaurecht vertraglich langfristig gesichert.